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ニジボックスの案件事例をご紹介！

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WBSは、プロジェクトを管理するためによく使われる手法の一つです。
特にWeb制作やシステム開発などでよく使われます。

ただ、WBSという名前は知っていても、詳しくは知らないという方も多いかもしれません。

本記事では、WBSについてメリットや作り方・ポイントなどを解説します。
システム開発だけではなく、さまざまなプロジェクトで生かせるのでぜひ参考にしてください。

WBSとは？　導入の目的

WBS（Work Breakdown Structure：作業分解構成図）とは、プロジェクトのタスク（作業）を分解して、構造化したフレームワークです。

WBSでは、プロジェクト全体を、まずは大まかなタスクに分解します。
その分解の粒度をどんどん細かくし、最終的には小さなタスクの集合体にしていき、そのタスクをツリー図にまとめたものがWBSです。

WBSはプロジェクトの計画・管理に欠かせないものです。
プロジェクトを分解して、タスクを洗い出すため、タスクの抜け漏れをなくせます。
また、スケジュールの計画やタスクの優先順位づけをする上でも、WBSがあることで精度高く、簡単にできるようになるのです。

プロジェクト全体を俯瞰で把握することは、計画段階のみならず、プロジェクトやタスクの進捗管理をする上でも有用です。
どのタスクの進捗が順調で、どれが遅れているのかなどが、簡単に把握し共有できるため、トラブルや突発的な対応が発生した際の対策も打ちやすくなります。

WBSの種類

WBSは、プロジェクトの特性によって、「成果型の構造図」「プロセス型の構造図」の2種類に分かれます。
それぞれどのような特徴があり、どのようなプロジェクトに向いているのかを解説していきます。

成果型の構造図

成果型の構造図は、成果をゴールとしてタスクを分解していく手法です。
プロジェクトのゴールを基準として、タスクに分解するため、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
また、それぞれのタスクの関連性まで明確になるのが成果型の構造図のメリットです。

「Webサイト制作」を例にしてみましょう。
Webサイト制作を「企画」「構造設計」「デザイン」「コーディング」などにまずは分解します。
ここからさらに「企画」であれば、「コンテンツ設計」「ペルソナ設計」「要件定義」などに分解。
「コンテンツ設計」を「競合調査」「コンテンツのアイデア出し」「アイデアをまとめる」「部署会議で決定する」などへさらに細かく分解していきます。

このようなタスクの分解をそれぞれ行い、ツリー図にまとめたものがWBSの完成形となります。
「企画」ができないと後続の「構造設計」「デザイン」に着手できないため、「企画」の完成をまず進めなければいけない、というようなタスク同士の関連性も成果型の構造図ならすぐに分かります。

ただし、成果型の構造図は成果物がないと整理がしにくいです。
そのため、明確な成果物がないプロジェクトや中長期を見据えたプロジェクトには向いていないでしょう。

プロセス型の構造図

プロセス型の構造図では、プロジェクトの部門やフェーズに注目して分解していきます。
プロジェクトを進める上での部門ごとの役割を明確にでき、小さなプロジェクトに分解することで、確実にプロジェクトが進むように計画できるのがプロセス型の構造図のメリットです。
明確な成果物がないプロジェクトや中長期的なプロジェクトに向いています。

例えば、プロジェクト完了の条件が「アプリの登録人数を増やす」の場合を考えてみましょう。
このプロジェクトを部門に分けると、「SNS運用」部門、「Web広告」部門、「アプリのUI改善」部門などに分けられます。
「SNS運用」は「Instagramの開設・運用」「インフルエンサーへのPR依頼」「公式LINEの運用」などにさらに分解。
「Instagramの開設・運用」について、アカウント開設をゴールとして、一つの小さなプロジェクトとなり、さらにタスクを分解していきます。

このように、決まったゴールがないプロセス型の場合は、成果物のある小規模プロジェクトに分解して完了させることで、プロジェクトのステップを着実に進められます。

ただし、タスクを細かく分解しすぎるとタスク量が膨大になり、全体像の把握が困難になってしまいます。
どこまでの粒度で分解するか注意する必要があります。

WBSを導入するメリット4点

WBSはプロジェクトの計画作成や管理において、多くのメリットがあります。
本章では、その中でも大きなメリットを4点解説します。

1. タスクが明確化される

プロジェクトのタスクを分解して明確にすることで、タスクの抜け漏れがなくなります。
タスク同士のつながりや順序も分かりやすくなるため、スケジュールの計画やタスクの優先順位づけもスムーズにできるでしょう。

また、タスクを進める上での進捗管理もしやすくなります。
タスクの関連性が分かりやすくなっているため、進捗が遅れているボトルネックを把握しやすいのもWBSの大きなメリットです。

2. 工数の見積もりがしやすくなる

WBSでタスクを分解することで、一つ一つのタスクの工数が見積もりやすくなります。
一つ一つのタスクの工数を積み重ねれば、全体の工数も分かるため、プロジェクト全体の工数の見積もりの精度は上がるでしょう。

今まで漠然とプロジェクトの工数を決めていて、見積もりと実際の工数に大きな差が出てしまったような方は、ぜひWBSを活用して見積もりしてみてください。

3. スケジュール作りや役割分担がしやすくなる

WBSでタスクが整理され、タスク同士の順序も分かりやすくなるため、スケジュールも組みやすくなります。
いざ、タスクを進めるときに、「別のタスクが終わっていないから進められなかった」というような現象も起こりにくくなるでしょう。

また、タスクを分解することで役割分担も明確にできます。
一つのタスクにつき1人を担当者として役割分担すれば、進捗の管理もしやすいです。

4. 柔軟な対応をしやすくなる

プロジェクトを進める上では、トラブルや突発的な対応がどうしても出てきてしまいます。
その際も、WBSでプロジェクトの全体を把握できていれば、どのように調整や対策をすれば良いか考えやすくなります。

一つ一つのタスクに遅れが出たとしても、プロジェクト全体での進捗をスムーズに進めるための対策を打ちやすいのは、WBSの大きなメリットの一つです。

WBSとガントチャートの違い

WBSと類似するフレームワークとしてガントチャートがあります。
では、どのような違いがあるのでしょうか。

WBSはあくまでタスクを分解した構造図で、ガントチャートはタスクのスケジュールを分かりやすくした図であるという点が、大きな違いです。

ガントチャートのほうが、スケジュールが一目で把握できるためスケジュール管理には向いているでしょう。
ただし、いきなりガントチャートを作り始めると、タスクの抜け漏れが出てしまいます。
そのため、まずはWBSを作成した上でガントチャートへ落とし込むのがおすすめです。

WBSとガントチャートはどちらかが優れているというものではなく、お互いを補完し合うような関係性を持っています。

WBSの作り方4ステップ

ここでは、WBSの作り方を4つのステップに分けて解説します。

1.タスクを洗い出す

まずは、タスクを洗い出します。
いきなり個々の作業を洗い出すのではなく、プロジェクトを少しずつ分解していくことが抜け漏れなくタスクを洗い出すために重要です。

タスクを洗い出す上では、マインドマップの活用もおすすめです。
マインドマップの活用によって、思考を広げて抜け漏れなくタスクを洗い出せます。

マインドマップについては下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひ併せてご覧ください。

2.タスクの順序と優先順位をつける

タスクを洗い出した後は、タスクに順序や優先順位をつけていきます。
タスクによっては、他のタスクが完了しないと着手できないものもあります。
また、プロジェクトの成果や進捗に大きく関わるタスクは優先順位を上げるべきです。

また、このときにタスクの粒度もそろえます。
タスクの工数や分量に差がある場合は、粒度がそろうように分量が大きいタスクをさらに分解しましょう。

3.タスクを構造化する

タスクを構造化してツリー図に落とし込みます。
WBSは誰もが全体を俯瞰して把握できることが重要なので、分かりやすい構造にしましょう。

構造化する際には、ツールやテンプレートを用いると簡単にできます。

4.タスクの役割分担をして共有する

タスクを構造化したら役割を分担します。
一つのタスクにつき担当者を決めることで管理しやすくなるので、各タスクに担当者を振っていきましょう。

役割分担が終わったら、関係者に共有します。
関係者に共有することで、プロジェクトに関わる全員が俯瞰でプロジェクトを把握できるようになります。

WBSをプロジェクト管理に生かすポイント4点

WBSをプロジェクト管理に生かすには、いくつかの注意点があります。
ここでは、プロジェクト管理に生かすポイントを4点紹介します。

1.タスクの抜け漏れがないようにする

タスクの抜け漏れがあるとWBSを作成する意味がなくなってしまいます。
抜け漏れがないようにタスクを洗い出しましょう。

上述したように、マインドマップの活用は効果的です。
また、1人で作ると抜け漏れが起きやすいので、複数人でタスクを洗い出すことが重要です。
プロジェクトに関する有識者や経験豊富な人がいれば、最後に確認してもらうとさらに抜け漏れがなくなります。

2.クリティカルパスを明確化する

タスクの中には、プロジェクトを進める上で外せないタスクや、遅れるとプロジェクト全体の進捗に関わるタスクがあります。
このようなプロジェクトを完了させるための重要なタスクの経路を、クリティカルパスと呼びます。

クリティカルパスはプロジェクト全体の成果や進捗に関わるので、優先順位を上げて取り組まなければなりません。
クリティカルパスを明確にした上で、タスクの優先順位づけに生かしましょう。

3.フェーズごとにバッファを持たせる

プロジェクトを進める上では、突発的なトラブルで遅れが出てしまうことがあります。
そのため、必ずバッファを持たせてスケジュールを組んでいきましょう。

ただし、タスクごとにバッファを持たせるとバッファ自体が膨大になってしまい、プロジェクト全体の工数が多くなります。

そのため、部門ごとや小規模プロジェクトごとなど、タスクよりも上のフェーズでバッファを持たせることが重要です。
また、遅れが出た場合などは、WBSを見直してみましょう。
進捗やバッファに問題がないか見直しながら調整してください。

4.ツールなどを活用して分かりやすくする

WBSを作成する上では、ツールやテンプレートなどを用いると効率的に分かりやすい図ができます。

WBSはあくまでプロジェクト管理のための一つのフレームワークです。
WBSの作成に時間をかけすぎず、分かりやすく整理して共有することをポイントに、効率よく作っていきましょう。

WBSでプロジェクトをスムーズに進めよう

本記事では、WBSについて作り方やポイントを解説してきました。

WBSは、プロジェクトを管理する上で非常に有用なフレームワークです。
特に、関係者が多い場合や複雑な工程を踏むプロジェクトの場合に全体像が把握できないと、気づいたら進捗が大幅に遅れていたということもあります。
そのようなことを起こさないようにするためにも、プロジェクトの全体像を明確にし、共有しながら進めていきましょう。

ニジボックスは、リクルートの新規事業研究機関から誕生した経緯があり、UXデザインやデザイン思考をはじめとするさまざまなビジネス手法を実際にリクルートの事業でも数多く実施し、検証を重ねてきております。

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