「業務効率の向上を図りたい」「そもそもDX化とは何？」といったDX推進に対する疑問が多く見受けられます。近年DX化を推進する動きが多くみられますが、実際にDX化に向けて動いたことがない場合、何から始めて良いか迷うことでしょう。

そこで、本記事ではDX化についての解説から進め方までを紹介します。メリット・デメリットについても紹介するため、取りあえず始めてみようと考えている方はぜひ最後までご覧ください。

DX化とは

まず始めに、DX化の意味について解説します。DX（デジタルトランスフォーメーション）は直訳すると、デジタルへの変換という意味です。

企業におけるDX化について経済産業省が公表したガイドラインでは、以下のように定義されています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

出典：経済産業省「デジタルガバナンス・コード2.0」

つまり、DX化とは単なるIT化ではなく、企業自体を大きく変える行動です。したがって、DX化において実際に行動して検証を繰り返すことが大切です。

DX化を進める前の事前準備

DX化は、取りかかればすぐに完了するような簡単なものではありません。事前に準備をしておかないと、後でやりたいことができないような無駄な時間を費やすことになります。

大前提として、DX化を進めるうえでの事前準備をしっかり確認しておきましょう。

DX化を進めていくうえでの目標設定

まずは、なぜDX化に取り組むのかを明確にしましょう。実現したい目標まで決めておくことで、途中の振り返りで何をしていたか分からないということがなくなります。

目標設定は、初めから完璧でなくても大丈夫です。進めていくうちに、DX化できそうなものが見つかる可能性もあります。むしろ都度方向修正をしていくことが大切です。

以下では、3つの目標設定の例を紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

• 作業時間の短縮、作業人数の縮小など単純作業をデジタル化することで、仕事の質を高める
• フローの見直しによりコスト削減に取り組む
• 使いづらい社内システムを最新化することで、運用の引き継ぎを見直し事業のリスク回避につなげる

以上のように、DX化によって引き起こされる結果はさまざまな方面へ影響します。どの程度の範囲まで終わらせるかを明確にしておかないと、あちこちに手をつけてしまい作業が進まないといったことが起こります。

DX化に必要な人材を確保する

DX化を推進するには、組織的な取り組みが必要不可欠です。プロジェクトチームを立ち上げて、責任者も選定する必要があります。

DX化は組織の体制を大きく変更する可能性がある取り組みです。したがって、現場の人間だけでなく、経営責任者や管理職なども交えて取り組むことが大切です。

また、DX化について未経験のメンバーだけでなく、外部からプロを呼んでコーチングしてもらうこともおすすめです。例えば、システムの変更のためにエンジニアが必要になることが多くあります。自社でできることなのか、外部に頼むかも合わせて準備しておきましょう。

DX化の進め方

続いてDX化の進め方について紹介します。以下の3つの手順で進めましょう。

1.業務フローのデジタル化

2.業務プロセスのデジタル化

3.PDCAサイクルを回す

それぞれについて詳しく解説していきます。

1.業務フローのデジタル化

まず始めに、業務フローのデジタル化に向けて行動しましょう。いきなり大がかりな変革を実施するのではなく、無理のない範囲で始めることがポイントです。

特に業務フローは細かくわかれているため、初めてのDX化で手をつけやすい箇所です。システムを導入するだけでなく、既存のものを利用して改善したシステムを導入する方法もあります。

業務フローをデジタル化するメリットは以下のとおりです。

• 紙や印刷コスト削減
• オフィススペースの節約
• セキュリティ向上

フローを見直すことで、いままで当たり前だと思っていた紙の消費量を減らせたり、作業スペースを縮めることでオフィススペースがきれいになったりします。

業務フローは昔から同じものを使用している会社が多いため、見直してみると節約につながるものが多く見つかります。また、重要書類を紙で保存していたものをパソコンに移すだけで、社内で検索しやすくなり書類のスペースもあきます。

以上のように、業務フローを少し見直すだけで大きな変化を感じられるでしょう。1つ1つ仕事に支障が出ない範囲から始めることをおすすめします。

2.業務プロセスのデジタル化

次に、業務フローを整え始めると業務プロセスをDX化できるようになります。紙を使用していた仕事がパソコンに移動するだけで、例えば、紙書類への捺印が電子署名となるなど、オンライン上で仕事が完結するため出社が必要なくなるといった変化があります。

生産性が向上し人材に余裕が出てくると、人員を再配置して会社全体の体制を見直せます。DX化が進んでいくとビジネスモデルの変革にも積極的に取り組めるようになります。

3.PDCAサイクルを回す

最後に、PDCAサイクルを回しましょう。取り組んだ結果を分析して、次の施策を検討する段階です。定期的に振り返り、目標やゴールとの差を明確にすることが大切です。したがって、DX化は一時的に取り組むのではなく、何年もかけて長期的に取り組み続けることが重要です。

PDCAサイクルを回す期間を明確に決めておくことで、振り返る際にあわてて準備したり、何も成果が得られなかったりという無駄な時間を費やすことがなくなります。

DX化を成功へと導くポイント

DX化は大きなテーマなので、しっかり進めていかないと成功につながりません。

以下で成功へ導くポイントをいくつか紹介します。実際にDX化を始める際、注意して進めてください。

優先順位を決める

DX化は全社的に進めていくものですが、全ての部門を一気に進めることは不可能です。まずは対象業務を全て出して、取り組む優先順位を決めましょう。

DX化を進める対象によってはデジタル化しやすいものや、しにくいもの、費用の関係で時間がかかるものもあります。まずは、DX推進を始めやすいものから優先的に取り組むことがおすすめです。
例えば、資料のペーパーレス化などは特に簡単に作業できて、結果にもつながりやすいです。

DX化をゴールにしない

DX化はゴールではなく、働きやすくする手段にすぎません。最新のツールを導入することで必ずしも解決するわけではなく、システムに慣れる時間が発生して業務に支障が出ることもあります。

DX化をゴールにしてしまうと、後先を考えず取りあえずシステムを見直してしまいます。DX化は、あくまで働きやすくするために行っていることをしっかり念頭に置いて作業してください。

DX化はなかなか短期的な売り上げアップなどの分かりやすい数字に現れにくく、焦ってしまいがちです。しかし、DX化の最終目標は会社を変えていくことなので、すぐによい結果につながらないことが悪いわけではありません。長期的な視点でDX化を進めていきましょう。

DX化を進めた先を考える

DX化はゴールではないと解説しましたが、先の見通しを考慮しないということではありません。DX化を進めることで数年後にどういう状況にしたいかを考えることが必要です。

• 働きやすい会社に変えて、従業員の不満を減らす
• 業務フローの見直しを行って、作業効率を上げることで残業時間を減らす

以上のようにDX化の最終ゴールを決めておくと、たとえDX化がうまくいかなくても最終ゴールにたどりつけている場合は、正しい行動ができていたと振り返ることができ、次に生かせます。

全社的な改革を行う

DX化は、1つの部門だけが率先して行っても意味がありません。全社的に協力して改善活動をしていくことで、結果につながりやすく従業員も自分たちの肌で違いを感じ取れます。

特に、経営陣や管理職は部下の方に任せがちになってしまうかもしれません。しかし、なるべく協力してDX化を推進することで、全社的な改革を進めやすくなります。

DX化を進めるメリット・デメリット

次は、DX化を進めることでおきるメリットとデメリットを紹介します。DX化は全社で進めていくため、しっかりとメリットデメリットを把握して進めることが望ましいです。

DX化を進めるメリット

まずは、DX化を進めるメリットを紹介します。以下の3点について詳しく解説していきます。

• 生産性が向上する
• 作業時間や人件費のコスト削減につながる
• 業務効率化が期待できる

データを活用することで生産性の向上が期待できる

データをうまく利用することで、生産性が上がります。例えば、電子化した文書は、紙の文書と比べて検索性が高く照合作業の工数を削減することができ、生産性が向上する可能性があります。

生産性向上に関するメリットは、以下の3点です。

• 作業時間の短縮
• 作業人数の減少
• ヒューマンエラーの減少

全てが会社の利益や従業員の満足度につながるため、DX化を進めることで会社全体の向上につながることが多いです。

社内のコスト削減や業務効率化が期待できる

業務の生産向上によってコストや人件費、作業時間を短縮できます。また、DX化によって単純作業や管理作業をデジタル化することで、重要度の高い仕事に集中できる時間が増えます。

従業員の集中力が上がることで、クオリティの高い仕事が発揮でき、結果的に会社の利益にもつながります。

DX化を進めるデメリット

続いて、DX化を進めるデメリットを紹介します。多くのメリットがありますが、デメリットもあるためDX化を検討する際に確認してください。

デメリットは主に以下の2点が挙げられます。

• 初期投資がかかる
• 結果がすぐには出ない

初期投資がかかる

DX化を進めていくには、どうしても初期費用がかかってきます。特に、新たなシステムの構築や、新たな仕事を増やすためエンジニアへの作業費が多くかかってきます。

また、DX化を進めたからといってすぐに利益にはつながりません。ランニングコストもかかってくるため、数年は赤字の可能性もあります。導入に必要なコスト、現在の人件費や作業時間を考慮してDX化を進めるかを検討しましょう。

結果がすぐには出ない

DX化にはさまざまな手法があり、一概に「これが正しい」とはいいきれません。したがって、自社にあった戦略を選択するまでに、何度も試行錯誤を繰り返す必要があります。

すぐに結果が出ないため、焦ってしまうと社内での混乱を生んでしまいます。ある程度の時間と検証が必要であることを、全ての方が把握したうえでDX化を進めましょう。

DX化ではPDCAを回すことが大切なので、結果が出ないことを悪いことだと思わないでください。次にどうしていくか、どうしたら成功するかを考えることで、結果が出るようになります。

まとめ

DX推進は、今後も注目され続けるテーマだと考えられます。現状の課題をしっかり把握して解決することで、継続的に成長していく会社へと変化してゆくことができるのではないでしょうか。

DX化を推進する際は事前準備をする必要があり、効果を出すには長い時間がかかることを理解したうえで始めましょう。特に役職者もしっかりと参加し、全社で進めていくことが大切です。場合によっては、会社のあり方を変える大きな改革になることも考えられます。

ぜひ本ブログで紹介した内容を参考にDX化を進めてみてください。